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Excel Workflows erstellen und ausführen mit Spreadsheet Router

Was ist ein Excel Workflow und was nicht?

Mit Excel Workflow meinen wir nicht, Workflows und Geschäftsprozesse in Excel zu modellieren und darzustellen. Darum geht es hier nicht.
Unter Excel Workflow verstehen wir einen Prozess, in dem Excel Dateien und Formulare gemeinsam und arbeitsteilig verwendet werden, z.B. um Arbeitsergebnisse festzuhalten, Daten zu erfassen oder Berechnungen durchzuführen. Das sind typischerweise Human Workflows mit mehreren beteiligten Anwendern, bei denen jeder einen Teil im Formular einträgt und somit einen Teil der Aufgaben im Prozess erledigt. Die meisten von uns kennen solche Abläufe aus ihrer Arbeitswelt.

Was macht Spreadsheet Router?

Mit Spreadsheet Router können beliebige Prozesse, Abläufe und Human Workflows modelliert und unter Verwendung von Excel Formularen automatisiert ausgeführt werden. Man kann Spreadsheet Router als Workflow-Management-System oder BPM Tool für Excel Formulare bezeichnen. Spreadsheet Router bietet sich natürlich besonders bei formular- und dokumentenbasierten Abläufen an, wie eben bei Excel Workflows, aber kann für beliebige Abläufe verwendet werden.

Wie das Ganze funktioniert, zeigen wir im Folgenden in einer kleinen Tour durch Spreadsheet Router.

1. Ein Spreadsheet Workflow Template anlegen und ausführen

Wir haben eine Excel Vorlage, in der Daten erfasst und ausgewertet werden. Um dieses Spreadsheet in einem Workflow zwischen Anwendern koordiniert auszutauschen und schrittweise auszufüllen, wird der Workflow für das Excel-Spreadsheet modelliert. Das bedeutet, es wird festgelegt, wer das Spreadsheet in welcher Reihenfolge bearbeiten darf / soll und welche Aufgaben damit verknüpft sind. Modelliert wird in einem graphischen Prozessmodellierungs-Werkzeug mit BPMN, das sich auch für Workflow-Neulinge sehr gut eignet. Damit können auch komplexe Abläufe abgebildet werden mit

  • Entscheidungen (wenn „a“ auftritt: Benutzer A / Aufgabe X, wenn „b“ auftritt: Benutzer B / Aufgabe Y),
  • Parallele Verzweigungen (paralleles Bearbeiten durch Benutzer A und B) und
  • Schleifen (wenn Spreadsheet nicht korrekt ist, zurück zum Benutzer).

Zu jedem Workflow-Schritt kann ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden, damit Anwender ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen können, und viele weitere Dinge, die man bei einem Workflow-Management-System erwarten würde.


Im letzten Schritt der Modellierung können Anwender für jede Spreadsheet Vorlage Berechtigungen festlegen, d.h. welche Benutzer können den Excel Workflow starten sowie die Daten und Vorgänge dieser Spreadsheet Vorlage sehen.

In der Benutzerverwaltung können Anwender und Rollen angelegt und diesen Berechtigungen erteilt werden, z.B. wer darf Auswertungen vornehmen.

Nachdem das Spreadsheet hinterlegt, der Workflow definiert und Berechtigungen erteilt wurden, kann ein Excel Workflow (d.h. eine Workflow-Instanz) mit der Spreadsheet Vorlage gestartet werden.

2. Aufgaben erledigen und Daten ins Spreadsheet eintragen

Anwender können sich online einloggen und ihre anstehenden Aufgaben im Excel Workflow ansehen und erledigen. In dem übersichtlichen Dashboard lässt sich leicht erkennen, welche Aufgaben und Nachrichten für sie anstehen. Tutorials, die rechts eingeblendet werden, helfen dabei, sich schnell einzuarbeiten.

Wird eine Aufgabe zum Bearbeiten geöffnet, gelangt der Anwender zur Detailansicht der Aufgabe. Auf der linken Seite werden die Daten aus dem Spreadsheet ausgelesen. Der Anwender kann somit auf den ersten Blick erkennen, um welches Spreadsheet es sich genau handelt. Beliebige Anhänge wie beispielsweise Fotos oder Dokumente können hinterlegt werden. Weiter unten kann der Anwender das Spreadsheet öffnen, um seinen Teil des Spreadsheets auszufüllen. Die rechte Seite präsentiert die Vorgangsdaten. Hier sehen Anwender auch, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist und welche Benutzer das Spreadsheet zuvor bereits bearbeitet haben.

Sobald das Spreadsheet fertig bearbeitet wurde, kann der Benutzer den Workflow-Schritt abschließen. Daten werden im Hintergrund automatisch synchronisiert. Das Excel Spreadsheet wird dann automatisch an den nächsten Anwender bzw. im Fall zugeordneter Rollen an die nächsten Anwender im Workflow geroutet. Ist die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen, kann ein Anwender die Bearbeitung natürlich auch zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Sollten Rückfragen erforderlich sein, lassen sich per eingebauter Chat-Funktion Fragen rasch gezielt klären.

3. Auswertungen erstellen

Nicht nur Daten aus einem Spreadsheet können ausgewertet werden, sondern auch Daten aller gesammelten Spreadsheets eines Prozesses. Damit lassen sich zum Beispiel Gesamtkosten aller Spesenabrechnungen oder ähnliches ermitteln und darstellen. Die Auswertung ist sehr anwenderfreundlich. Mit wenigen Klicks können ansprechende und aussagekräftige Diagramme (z.B. Balken- oder Kuchendiagramm) konfiguriert und angezeigt werden. Auch der Export in verschiedene Formate wie PDF, PNG etc. ist möglich.